Política de tratamiento de datos personales

1. Quién responde por tus datos

Wellnest coordina viajes médicos a Medellín, Colombia. El responsable del tratamiento de tus datos personales es:

• PENDIENTE — nombre completo o razón social
• Identificación: PENDIENTE — cédula o NIT
• Domicilio: PENDIENTE — dirección física, Medellín, Antioquia, Colombia
• Correo para asuntos de datos: contact@wellnest.com.co
• Teléfono / WhatsApp: +57 319 341 4825

Esta política cubre wellnest.com.co, el buscador de vuelos vuelos.wellnest.com.co, la página de enlaces de nuestras redes, y las conversaciones que tengamos por WhatsApp, correo, llamada o mensaje directo.

2. Qué datos recogemos

• Identificación y contacto: nombre, correo electrónico, teléfono, país y ciudad.
• Lo que nos cuentas del viaje: procedimientos que te interesan, si viajas con acompañante, el mes tentativo y cuánto tienes previsto gastar.
• Datos de navegación: la página por la que entraste, de dónde venías, la campaña que te trajo, el tipo de dispositivo, tu dirección IP, y la fecha y hora exactas en que aceptaste esta política.
• Del viaje, solo si avanzas: fechas, vuelos, alojamiento y, cuando una reserva lo exige, número de pasaporte o documento.
• Pagos: únicamente la referencia que nos devuelve el procesador de pagos.

No almacenamos números de tarjeta en ningún momento: los captura y los guarda el procesador de pagos, no nosotros.

Tu historia clínica la escribe tu médico, no Wellnest. Si nos autorizas a tratar tus datos de salud (punto 3), el cirujano u odontólogo que te atiende puede registrar tu valoración y tu evolución en el portal médico de Wellnest. Esos registros los firma él, nadie más los modifica, y solo los ven el equipo médico asignado a tu caso y el personal de Wellnest que coordina tu atención. Cada consulta a tu historia queda registrada.

3. Sobre los datos de salud

Decirnos qué procedimiento te interesa es un dato relativo a tu salud, y la ley colombiana lo clasifica como dato sensible (Ley 1581 de 2012, artículo 5).

Eso cambia dos cosas, y queremos que las sepas antes de escribirnos:

• No estás obligado a dárnoslo. Puedes contactarnos sin decir qué procedimiento buscas y te atendemos igual.
• Nunca condicionamos nada a que lo autorices. Ningún servicio, precio ni atención depende de que aceptes el tratamiento de datos sensibles.

Si decides contárnoslo, nos autorizas de forma expresa a usarlo únicamente para las finalidades del punto 4.

Si nos envías fotos para la valoración gratis. En el asistente de la página puedes, si quieres, enviarnos fotos de la zona que te interesa y contarnos qué buscas, para que el médico o el especialista te dé su opinión. Es opcional y lleva su propia autorización, aparte de las demás. Las fotos solo las ven el equipo médico y el personal de Wellnest que coordina tu atención; se guardan en un almacenamiento privado, sin enlaces públicos, y se borran junto con tus demás datos si pides la supresión. Nunca se publican ni se usan como «antes y después» sin una autorización escrita tuya, aparte de esta.

4. Para qué usamos tus datos

• Prepararte el estimado del viaje y explicarte qué incluye.
• Contactarte por WhatsApp, correo o llamada para resolver tus dudas.
• Coordinar tu valoración con el cirujano o el odontólogo aliado.
• Reservar hotel, casa de recuperación y traslados.
• Emitir cotizaciones, cobrar, facturar y llevar la contabilidad.
• Acompañarte antes, durante y después del viaje, incluido el seguimiento posoperatorio logístico.
• Cumplir obligaciones legales, contables y tributarias colombianas.
• Medir, de forma agregada, qué canales y campañas funcionan.

Aparte, y solo si marcas la casilla opcional: enviarte novedades, ofertas de temporada y consejos de viaje que no pediste. Es una finalidad distinta y por eso lleva su propia autorización.

Esa casilla viene desmarcada y no condiciona nada: si no la marcas, igual te atendemos, te cotizamos y coordinamos tu viaje completo. Lo único que no hacemos es escribirte de lo que no preguntaste.

Se revoca cuando quieras, con el enlace de baja que lleva cada correo o respondiendo BAJA a cualquier mensaje. Se corta solo lo comercial: lo de tu viaje —tu cita, tu vuelo, tu cotización— sigue llegando, porque eso no es publicidad.

5. Con quién los compartimos

Coordinar un viaje médico exige que otros intervengan. Compartimos solo lo estrictamente necesario con:

• El cirujano, odontólogo o clínica que te valora y te atiende.
• El hotel y la casa de recuperación.
• El operador de traslados.
• El procesador de pagos.
• El aliado de financiación, únicamente si tú lo solicitas.
• Proveedores de tecnología que alojan el sitio, la base de datos y el correo, y el de inteligencia artificial (Anthropic).

Cada uno recibe lo mínimo para hacer su parte: el hotel recibe tu nombre y tus fechas, no tu procedimiento.

No vendemos tus datos ni los cedemos con fines publicitarios a terceros.

Transferencia internacional. Nuestros servidores y herramientas de trabajo pueden estar fuera de Colombia, principalmente en Estados Unidos y la Unión Europea. Al aceptar esta política autorizas esa transferencia, sujeta a las medidas de seguridad del punto 9.

6. Cuánto tiempo los guardamos

• Si nos escribes y no avanzas: dos años desde el último contacto. Después los eliminamos o los anonimizamos.
• Si viajas con nosotros: el tiempo que exijan las obligaciones contractuales, contables y tributarias colombianas, que para soportes contables llega a diez años.
• La evidencia de tu autorización: mientras tratemos tus datos y el tiempo que la ley exija después, porque es precisamente la prueba de que nos autorizaste.
• Tu historia clínica: lo que firma tu médico se conserva quince años desde tu última atención, como exige la Resolución 839 de 2017. Por ese deber legal no se borra aunque pidas la supresión del resto de tus datos (Decreto 1377 de 2013, art. 9): se desliga de tu ficha comercial y se guarda solo con lo necesario para identificarte.

7. Tus derechos

Como titular de los datos, la Ley 1581 (artículo 8) te da derecho a:

• Conocer, gratuitamente, qué datos tuyos tenemos.
• Actualizarlos y rectificarlos cuando estén incompletos o equivocados.
• Pedirnos prueba de la autorización que nos diste.
• Ser informado del uso que les hemos dado.
• Revocar la autorización y solicitar que los suprimamos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

Si estás en la Unión Europea o el Reino Unido, el RGPD te reconoce además la portabilidad de tus datos, la limitación del tratamiento, el derecho de oposición y el de reclamar ante tu autoridad de control. La base legal de nuestro tratamiento es tu consentimiento y, cuando ya hay un viaje contratado, la ejecución de ese contrato.

8. Cómo ejercerlos

Escríbenos a contact@wellnest.com.co con tu nombre, una forma de contactarte y qué necesitas. También sirve por WhatsApp.

Los plazos los fija la ley colombiana y los cumplimos:

• Consulta (saber qué tenemos sobre ti): diez días hábiles, prorrogables por cinco más.
• Reclamo (corregir, suprimir o revocar): quince días hábiles, prorrogables por ocho más.

Si el reclamo llega incompleto, te pedimos lo que falta dentro de los cinco días siguientes. Si pasan dos meses sin que respondas, se entiende que desististe.

Antes de acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio, la ley pide agotar este trámite con nosotros (Ley 1581, artículo 16).

Revocar es inmediato para lo comercial. Si ya hay un viaje en curso, habrá datos que debamos conservar por obligación contractual y contable: si ese es el caso te decimos exactamente cuáles y por qué.

9. Cómo los cuidamos

• Base de datos con acceso restringido. Ninguna tabla es pública.
• Cifrado en tránsito (HTTPS) y en reposo.
• Documentos en almacenamiento privado, accesibles solo por enlaces temporales.
• Acceso limitado al personal que lo necesita para su trabajo, con registro de quién entra.
• Cero almacenamiento de datos de tarjetas.

Ningún sistema es infalible. Si ocurre un incidente que comprometa tus datos, te informamos y lo reportamos a la autoridad competente cuando corresponda.

10. Cookies y medición

Usamos lo mínimo para que el sitio funcione y para saber de qué campaña llegó cada visita. Puedes bloquear las cookies desde tu navegador: el sitio sigue funcionando.

Para saber si la página funciona contamos, sin saber quién eres, hasta dónde se lee y cuántas visitas piden su estimado. No usa cookies ni se comparte con terceros: la visita es un número al azar que se borra al cerrar la pestaña, y no guardamos tu IP, tu navegador ni nada de lo que escribes. Se borra a los 13 meses. Si tu navegador tiene activado «Global Privacy Control» o «No rastrear», no contamos nada.

El chat con IA de la página. Si le escribes a nuestra asistente virtual, lo que escribes se envía a nuestro proveedor de inteligencia artificial (Anthropic) para que te conteste; antes de enviarlo quitamos los correos y teléfonos que pongas, y según sus condiciones no lo usa para entrenar sus modelos. No guardamos la conversación: vive solo en tu pestaña y se borra al cerrarla. Para poner un tope de uso contamos cuántos mensajes se envían al día con un código sacado de tu IP que cambia cada día y se borra a los dos días; la IP no se guarda. Es una IA: no da consejo médico y puede equivocarse, así que no escribas en el chat datos de salud ni datos personales.

11. Menores de edad

No dirigimos nuestros servicios a menores de 18 años ni recogemos sus datos a propósito. Si detectamos datos de un menor sin autorización de su representante legal, los eliminamos.

12. Cambios a esta política

Si la cambiamos, publicamos aquí la nueva versión con su número y su fecha. Conservamos las versiones anteriores, porque tu autorización quedó ligada a la versión vigente el día que la diste. Los cambios sustanciales te los avisamos por el mismo canal por el que nos contactaste.

13. Vigencia

Versión 2026-10-v7, vigente desde el 30 de septiembre de 2026. Las bases de datos estarán vigentes mientras Wellnest preste sus servicios y durante los plazos de conservación del punto 6.